Wat is Slimme Planning?
Slimme Planning bepaalt automatisch het ideale moment om een gesprek naar een patiënt te sturen. In plaats van de uitnodiging onmiddellijk te versturen, plant het systeem het optimale verzendmoment op basis van de consultatiedatum.
Waarom is dit nuttig?
- Patiënten ontvangen hun vragenlijst niet te vroeg.
- Je kunt gesprekken ruim op voorhand inplannen.
- Het herinneringssysteem werkt op het juiste moment.
Hoe activeer ik Slimme Planning?
1. Ga naar de instellingen van Slimme Planning
Navigeer naar Settings → Interactions → General → Smart Scheduling.
2. Zet de toggle voor Slimme Planning aan
- Aan: het systeem verstuurt gesprekken automatisch op het juiste moment.
- Uit: gesprekken worden meteen na creatie verzonden.
3. Kies het aantal dagen vóór de deadline
Geef aan hoeveel dagen voor de consultatie je wilt dat de resultaten afgerond zijn.
Belangrijk: het systeem gebruikt altijd een minimum buffer van 7 dagen. Zo blijft er genoeg tijd over voor de patiënt om de vragenlijst in te vullen en voor herinneringen om correct te werken.
Voorbeelden:
- 0 dagen instellen → het systeem gebruikt 7 dagen
- 3 dagen instellen → het systeem gebruikt 10 dagen
- 5 dagen instellen → het systeem gebruikt 12 dagen
Wanneer wordt de eerste uitnodiging verstuurd?
De eerste uitnodiging wordt automatisch verstuurd zodra de consultatie in het berekende venster valt: jouw ingestelde aantal dagen + 7 dagen buffer.
Voorbeeld:
- Consultatiedatum: 20 november
- Instelling: 3 dagen
- Eerste uitnodiging verstuurd op: 10 november
Hoe werken herinneringen?
Nadat de eerste e-mail verzonden is, volgen de gebruikelijke herinneringsmomenten:
- 7 dagen voor de deadline
- 3 dagen voor de deadline
- 1 dag voor de deadline
Wat als een gesprek dicht bij de afspraakdatum wordt aangemaakt?
Als een gesprek binnen het buffervenster aangemaakt wordt, dan wordt het onmiddellijk verzonden, ook wanneer Slimme Planning actief is.
Hoe herken ik geplande gesprekken?
Status: “Planned”
Het gesprek is al aangemaakt maar nog niet verzonden. Het systeem wacht op het optimale moment.
Status: “Pending”
De uitnodiging is verzonden en het normale verloop is gestart.
Wat gebeurt er als Slimme Planning wordt uitgeschakeld?
- Alle gesprekken die nog de status Planned hadden, worden meteen verzonden.
- Nieuwe gesprekken worden vanaf dan onmiddellijk na creatie verstuurd.
Wanneer worden Slim Geplande gesprekken verstuurd?
Het systeem controleert elke ochtend om 07:00 welke gesprekken aan de beurt zijn en verstuurt ze dan automatisch.