Wat is Slimme Planning?
Slimme Planning bepaalt automatisch het ideale moment om een gesprek naar een patiënt te sturen.
In plaats van de uitnodiging onmiddellijk te versturen, plant het systeem het optimale tijdstip op basis van de consultdatum.
Waarom is dit nuttig?
Patiënten ontvangen hun vragenlijst niet te vroeg
Je kunt gesprekken ver van tevoren inplannen
Het herinneringssysteem werkt optimaal
Hoe activeer ik Slimme Planning?
1. Ga naar de instellingen van Slimme Planning
Navigeer naar:Instellingen → Interacties → Algemeen → Slimme Planning
2. Zet de schakelaar voor Slimme Planning aan
Aan:het systeem verstuurt gesprekken automatisch op het juiste moment
Uit:gesprekken worden onmiddellijk na creatie verzonden
3. Stel het aantal dagen voor de deadline in
Voer in hoeveel dagen voor het consult je wilt dat de resultaten zijn voltooid.
Belangrijk:Het systeem gebruikt altijd eenminimale buffer van 7 dagen.
Dit zorgt voor:
Voldoende tijd voor de patiënt om de vragenlijst in te vullen
Correcte herinneringsplanning
Voorbeelden:
Stel 0 dagen in → systeem gebruikt 7 dagen
Stel 3 dagen in → systeem gebruikt 10 dagen
Stel 5 dagen in → systeem gebruikt 12 dagen
Wanneer wordt de eerste uitnodiging verzonden?
De eerste uitnodiging wordt automatisch verzonden wanneer de consultatie het berekende venster binnenkomt (jouw gekozen aantal dagen + 7).
Voorbeeld:
Consultatiedatum: 20 november
Instelling: 3 dagen
Eerste uitnodiging verzonden op: 10 november
Hoe werken herinneringen?
Nadat de eerste e-mail is verzonden, gelden de gebruikelijke herinneringstijden:
7 dagen voor de deadline
3 dagen voor de deadline
1 dag voor de deadline
Wat als een gesprek dicht bij de afspraakdatum wordt aangemaakt?
Als een gesprek wordt aangemaaktbinnenhet buffer venster, wordt hetonmiddellijk, zelfs wanneer Slimme Planning actief is.
Hoe kan ik geplande gesprekken herkennen?
Status: “Gepland”
Het gesprek is aangemaakt maar nog niet verzonden. Het systeem wacht op het optimale moment.
Status: “In afwachting”
De uitnodiging is verzonden en de normale stroom gaat verder.
Wat gebeurt er als Slimme Planning is uitgeschakeld?
Alle gesprekken die nog in de status “Gepland” waren, worden onmiddellijk verzonden
Nieuwe gesprekken worden direct bij aanmaak verzonden
Wanneer worden Slimme Geplande gesprekken verzonden?
Het systeem controleert elke ochtend om07:00en verzendt alle gesprekken waarvan het geplande moment is aangebroken.