Privacybeleid
Versie 1 - januari 2025
Inhoudsopgave
Dit beleid werd opgesteld door Vesalius Health BV:
Ottergemsesteenweg-Zuid 808b bus 48, 9000 Gent
BTW: 1011.125.426
privacy@vesalius.health
Hierna: "Vesalius" of "wij", "ons", "onze".
Wij besteden bijzondere aandacht aan de bescherming van persoonsgegevens (hierna: gegevens) en aan de eerbiediging van de privacy van alle personen die met ons in contact komen. Wij handelen transparant en in overeenstemming met de nationale en internationale regelgeving op dit gebied, in het bijzonder Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna: de "Algemene Verordening Gegevensbescherming" of "AVG").
Dit beleid beschrijft de maatregelen die wij nemen voor de behandeling en verwerking van uw persoonsgegevens en uw rechten als betrokkene.
Vesalius verwerkt als verwerker gevoelige gegevens, zoals gezondheidsgegevens, in opdracht van ziekenhuizen en zorgverleners. Voor informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens neemt u daarom best contact met hen op.
U kunt reageren op een van de hieronder beschreven verwerkingen door contact met ons op te nemen. Wij informeren u dat uw gegevens worden gebruikt in overeenstemming met deze gegevensbeschermingsverklaring.
1. Definities
In deze verklaring hebben de volgende woorden en uitdrukkingen de onderstaande betekenis:
- Verklaring: Deze privacyverklaring.
- Algemene gebruiksvoorwaarden: De algemene voorwaarden en gebruiksvoorwaarden van Vesalius die het gebruik van Vesalius regelen.
- Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die overeenkomstig deze verklaring wordt verwerkt, zoals beschreven in het artikel "De verwerkte gegevens".
- Gezondheidsgegevens: Persoonsgegevens over de lichamelijke of geestelijke gezondheid van een natuurlijke persoon die informatie over diens gezondheidstoestand onthullen.
- Onze professionele zorgpartners: De zorgverleners die via Vesalius met de patiënt verbonden zijn.
- Onze diensten: Alle diensten die wij via Vesalius leveren in het kader van onze professionele activiteit of ter uitvoering van ons statutair doel, zoals beschreven in onze algemene gebruiksvoorwaarden.
- Verwerkingsverantwoordelijke: De rechtspersoon die overeenkomstig deze verklaring het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens bepaalt, namelijk wij.
- Verwerking: Elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, aanpassen of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door doorzending, verspreiden of op een andere manier ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
- Geanonimiseerde gegevens: Het verwijderen van identificerende elementen, zoals naam en e-mailadres, en het gebruik van afschermingsgegevens.
- DPO: De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) is de persoon die toeziet op de naleving door Vesalius van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.
2. Waarom verwerken wij uw gegevens?
Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens om verschillende redenen op basis van een rechtsgrond die door de AVG wordt bepaald (bijvoorbeeld om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn of om een met u gesloten overeenkomst uit te voeren).
Beheer van onze klanten in de gezondheidszorg
Wij verwerken uw persoonsgegevens om handelingen uit te voeren met betrekking tot overeenkomsten, facturen, boekhouding en het verstrekken van documenten. Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken om contact met u of een lid van uw team op te nemen en uw vragen te beantwoorden.
Rechtsgrond: artikel 6.1.b) en 6.1.c) van de AVG
Beheer van de toepassing en identificatie/authenticatie
Wij verwerken uw persoonsgegevens om u toegang te geven tot onze toepassing. Wij kunnen uw gegevens ook verwerken om contact met u op te nemen en uw vragen te beantwoorden en om het technische beheer en de beveiliging van Vesalius te verzekeren.
Rechtsgrond: artikel 6.1.b) en 6.2.f) van de AVG
Beheer van onze patiënten/klanten
Wij verwerken uw persoonsgegevens om handelingen uit te voeren met betrekking tot overeenkomsten, facturen, boekhouding en het verstrekken van documenten. Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken om contact met u op te nemen en uw vragen te beantwoorden.
Rechtsgrond: artikel 6.1.b) en 6.1.c) van de AVG
Onderzoek, statistieken en verbetering van onze toepassingssoftware
Wij verwerken persoonsgegevens om onze diensten te leveren en te verbeteren. Wij voeren statistische analyses uit met geanonimiseerde gegevens. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door contact met ons op te nemen (privacy@vesalius.health).
Rechtsgrond: artikel 6.1.a) van de AVG (toestemming)
Beheer van onze communicatie
Wij verwerken persoonsgegevens om u informatie te bezorgen over onze activiteiten en diensten. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking door contact met ons op te nemen.
Rechtsgrond: artikel 6.2.f) van de AVG (gerechtvaardigd belang)
Beheer van onze precontractuele relaties
Wij verwerken uw persoonsgegevens om te antwoorden op verzoeken die u tot ons richt (in het bijzonder via het contactformulier op onze website) of wanneer u ons uw curriculum vitae heeft bezorgd.
Rechtsgrond: artikel 6.1.b) van de AVG
Beheer van onze leveranciers
Wij verwerken persoonsgegevens om onze contractuele verplichtingen tegenover u of uw onderneming na te komen, of om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld boekhoudkundige verplichtingen.
Rechtsgrond: artikel 6.1.b) en 6.1.c) van de AVG
Beheer van onze geschillen
Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om tegemoet te komen aan ons gerechtvaardigd belang of dat van derden wanneer dit noodzakelijk is, zonder uw belangen of uw fundamentele vrijheden en rechten onevenredig te beïnvloeden, om een geschil te beheren.
Rechtsgrond: artikel 6.1.f) en 9.2.f) van de AVG
3. Welke gegevens worden verzameld en verwerkt?
Wij verzamelen alleen persoonsgegevens die toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
Beheer van klanten in de gezondheidszorg
- Persoonlijke identificatiegegevens: voor- en achternaam; privé-adres; telefoonnummer
- Elektronische identificatiegegevens: e-mailadres
- Professionele gegevens: functietitel; werkplaats; Riziv/INAMI-nummer; btw-nummer
Beheer van patiënten/klanten
- Persoonlijke identificatiegegevens: voor- en achternaam; privé-adres; telefoonnummer; rijksregisternummer
- Elektronische identificatiegegevens: e-mailadres, IP-adres; versleuteld wachtwoord en gebruikersnaam, of pincode
- Persoonlijke kenmerken: geboortedatum; geboorteplaats; geslacht; nationaliteit
- Familiale gegevens: burgerlijke en familiale staat; gezinssamenstelling
- Gesprekken: uw medische interacties via het platform
- Afspraken: uw medische afspraken met verschillende artsen
- Verwijsbrieven en andere gegevens met betrekking tot uw afspraken
Beheer van de toepassing (artsen)
- Persoonlijke identificatiegegevens: voor- en achternaam; privé-adres; telefoonnummer
- Elektronische identificatiegegevens: e-mailadres, versleuteld wachtwoord en gebruikersnaam; IP-adres
- Professionele gegevens: functietitel; werkplaats; Riziv/INAMI-nummer; rijksregisternummer
Onderzoek, statistieken en verbetering van de toepassing
- Persoonlijke identificatiegegevens: familienaam, voornaam, adres, telefoonnummer
- Elektronische identificatiegegevens: e-mailadres, versleuteld wachtwoord
- Persoonlijke kenmerken: nationaliteit, geslacht, gesproken talen, land en dorp/stad van geboorte
- Gezondheidsgegevens, versleutelde gegevens, gesprekken
4. Worden uw gegevens bekendgemaakt aan of gedeeld met derden?
De hierboven vermelde gegevens zijn toegankelijk voor personen die deel uitmaken van ons team of als medewerkers of professionele zorgverleners tussenkomen, en alleen voor zover dit strikt noodzakelijk is voor onze advocaten of technische adviseurs, bank- of verzekeringsorganisaties.
Wij kunnen uw gegevens ook doorgeven:
- Op verzoek van een wettelijke, gerechtelijke of administratieve autoriteit of een medewerker van het gerecht
- Te goeder trouw, wanneer wij van oordeel zijn dat deze handeling noodzakelijk is om te voldoen aan een geldende wet of regelgeving
- Om onze rechten of die van andere gebruikers van onze diensten te beschermen en te verdedigen
Wij kunnen ook verplicht zijn om bepaalde gegevens toegankelijk te maken voor onze medecontractanten, die in de zin van de wetgeving als "verwerkers" worden gekwalificeerd. In alle omstandigheden verzekeren wij de bescherming van uw gegevens door middel van overeenkomsten die de vertrouwelijkheid waarborgen.
Dienstverleners (allemaal in Europa, tenzij anders vermeld)
- Klantendiensttool voor feedback en klachtenbehandeling
- Softwareontwikkelingsbedrijf
- Documentbeheer, productiviteitstools en e-maildiensten
- Database-infrastructuur en dienstverlener
- Cloudprovider en databaseserver
- CRM- en communicatietools
- Advocaten en juridische dienstverleners
- HR-diensten en sociale zekerheid
- Accountants en financiële dienstverleners
- Aanbieders van IT-oplossingen (VS)
Meer informatie over de verwerkers is beschikbaar via privacy@vesalius.health
5. Dragen wij uw gegevens over buiten de Europese Unie?
Wij dragen geen gegevens over buiten de Europese Unie. Indien van toepassing worden gegevens alleen naar een land buiten de Unie doorgegeven indien en voor zover:
- De Europese Commissie een besluit heeft genomen waarin een passend beschermingsniveau wordt toegekend dat gelijkwaardig is aan het beschermingsniveau van de Europese wetgeving
- De doorgifte wordt gedekt door een passende maatregel, zoals de standaardbepalingen van de Commissie
- U daarvoor toestemming heeft gegeven
6. Hoelang worden uw gegevens bewaard?
Uw persoonsgegevens die wij verwerken, worden bewaard gedurende onze contractuele relatie, gedurende de strikt noodzakelijke termijn om aan onze wettelijke en contractuele verplichtingen te voldoen en gedurende de strikt noodzakelijke termijn om de vitale belangen van u of een andere persoon te beschermen.
| Verwerking | Bewaartermijn |
|---|---|
| Klant in de gezondheidszorg | 7 jaar vanaf het einde van het boekjaar |
| Patiënt/klant | 30 jaar vanaf de laatste handeling |
| Identificatie/authenticatie | Verwijderd aan het einde van de contractuele relatie |
| Onderzoek, statistieken | 20 jaar na afloop van het onderzoek |
| Communicatie | 2 jaar vanaf het laatste contact |
| Precontractuele relaties | 2 jaar na het laatste contact |
| Leveranciers | 7 jaar vanaf het einde van het boekjaar |
| Geschillen | 7 jaar vanaf de kennisgeving van de beslissing |
7. Hoe beschermen wij uw privacy?
Wij streven ernaar uw persoonsgegevens optimaal te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik en lekken. Daartoe gebruiken wij fysieke, organisatorische, technologische en administratieve maatregelen, zoals:
- Wij gebruiken erkende beveiligings- en versleutelingsprocessen om de veiligheid van de overdracht en opslag van uw gegevens te verzekeren
- Wij hebben organisatorische maatregelen ingevoerd, zoals het beperken van de toegang tot onze computersystemen volgens de strikte behoeften van elk personeelslid
- Zodra mogelijk worden uw gegevens gepseudonimiseerd of geanonimiseerd
- Wij hosten uw informatie op servers die beschermd zijn met passende beveiliging en certificaten
- Wij hebben een intern privacybeleid en organiseren regelmatig basisopleidingen om het bewustzijn rond gegevensprivacy te onderhouden
8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
Wij hechten veel belang aan de rechten die wij als individuen hebben. Neem contact met ons op via: privacy@vesalius.health of help@vesalius.health. Onze DPO is bereikbaar via: dpo@vesalius.health
Recht op inzage, informatie en rectificatie
U kunt op elk moment informatie vragen over onze verwerkingen, de nagestreefde doeleinden en de categorieën persoonsgegevens die wij over u bewaren. U kunt ook vragen om uw gegevens te corrigeren of aan te vullen wanneer ze onjuist of onvolledig blijken te zijn.
Recht op beperking van de verwerking
U heeft het recht om te vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt wanneer u de juistheid ervan betwist, wanneer de verwerking onrechtmatig is of wanneer wij uw gegevens niet langer nodig hebben maar u ze nodig heeft voor een rechtsvordering.
Recht van bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer uw gegevens worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang of op basis van toestemming. U kunt ook op "uitschrijven" klikken in elke commerciële e-mail die u van ons ontvangt.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Wanneer uw informatie wordt verwerkt als onderdeel van onze contractuele verplichtingen of op basis van uw toestemming, heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten overdragen in de vorm waarin wij ze bewaren.
Recht op wissing / recht om vergeten te worden
In de gevallen die door de AVG of de wet worden voorzien, zullen wij uw persoonsgegevens op uw verzoek verwijderen. In principe kunt u uw rechten kosteloos uitoefenen.
Recht op menselijke tussenkomst bij individuele besluitvorming
U heeft het recht niet te worden onderworpen aan een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking. Wij combineren geautomatiseerde processen met menselijke tussenkomst.
Een klacht indienen
U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Telefoon: +32 (0) 2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: dataprotectionauthority.be
10. Welk recht is van toepassing en welke rechtbanken zijn bevoegd?
Dit beleid wordt beheerst door het Belgische recht. Elk geschil met betrekking tot de interpretatie of uitvoering van dit beleid valt onder het Belgische recht en onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel.
11. Let op updates van dit beleid!
Dit beleid kan op elk moment zonder voorafgaande kennisgeving worden bijgewerkt. Wij raden u aan het regelmatig te raadplegen.