Wat is automatisch verzenden van vragenlijsten?
Het systeem kan automatisch de juiste vragenlijst naar de patiënt sturen op basis van de arts en het afspraaktype. Zodra alles is ingesteld, krijgt elke afspraak automatisch de juiste vragenlijst, zolang die afspraak via de kalender wordt aangemaakt.
Afspraken die buiten de kalenderflow gemaakt worden, triggeren deze automatische verzending niet.
Waarom is dit nuttig?
- Elke arts kan met zijn of haar eigen vragenlijsten werken.
- Patiënten krijgen altijd de juiste voorbereiding.
- Je vermindert manueel werk en vermijdt fouten.
Hoe stel ik dit in?
De configuratie bestaat uit 3 stappen en werkt alleen voor afspraken die via de kalender ingepland worden, dus met timeslots en gekoppelde artsen.
Stap 1 – Koppel een vragenlijst aan een arts
- Ga naar Settings → Interactions → Conversation Templates.
- Open de vragenlijst die je wilt koppelen.
- Selecteer bij Linked doctors één of meerdere artsen.
- Vergeet niet op Save te klikken.
Als er geen arts gekoppeld is, wordt de vragenlijst als algemeen beschouwd en kan die voor alle artsen gebruikt worden.
Stap 2 – Koppel de vragenlijst aan een afspraaktype
- Ga naar Settings → Appointments → Manage Exams.
- Selecteer de modaliteit.
- Klik op het potloodicoon naast het afspraaktype.
- Kies bij Conversation de juiste vragenlijst(en).
- Vergeet niet op Save te klikken.
Je kunt meerdere vragenlijsten aan één afspraaktype koppelen.
Stap 3 – Koppel de arts aan een timeslot
- Ga naar Settings → Appointments → Manage Agenda.
- Selecteer bovenaan de ruimte en het timeslot.
- Kies bij Doctor/Provider de arts die aan dat timeslot gekoppeld is.
- Klik op Save.
Automatische selectie werkt alleen wanneer de afspraak ingepland wordt in een timeslot dat aan een arts gekoppeld is.
Hoe werkt dit in de praktijk?
Wanneer een afspraak via de kalender wordt aangemaakt, doet het systeem automatisch het volgende:
- het controleert het timeslot
- het bepaalt welke arts aan dat timeslot gekoppeld is
- het selecteert de vragenlijst die zowel bij de arts als bij het afspraaktype past
- het verstuurt die vragenlijst automatisch naar de patiënt
Belangrijke opmerkingen
- Dit werkt alleen via de kalender. Afspraken buiten timeslots of manueel aangemaakte afspraken triggeren geen automatische verzending.
- Afspraak buiten een timeslot: er wordt geen vragenlijst automatisch gekozen. Je kunt er wel nog handmatig één toevoegen.
- Geen arts gekoppeld aan het timeslot: het systeem kan geen vragenlijst automatisch kiezen.
- Geen arts gekoppeld aan de vragenlijst: de vragenlijst wordt algemeen en geldt voor alle artsen.
- Meerdere vragenlijsten per afspraaktype: het systeem kiest de vragenlijst die overeenkomt met de arts die aan het timeslot gekoppeld is.